限られた勤務時間の中で仕事が思う様に捗らないと焦りや苛立ちが生まれ、精神衛生的に良くありません。
仕事は毎日するもの、気持ちに余裕を持ってサクサク片付け、積み残しゼロで定時退社、といきたいものです。少しでもそんな理想に近づけるには、効率よく仕事をこなす必要があります。
同じ仕事量でも作業にかかる時間を短縮出来る、そんな効率化のテクニックを今回はご紹介したいと思います。いつもよりもスムーズに出来たら気分も良くなり、仕事が少し楽しくなりますよ。
Contents
今よりもこんな良い事が！仕事効率化のメリット
これからご紹介する方法は、ひとつひとつに大幅な時間短縮効果がある訳ではありません。
しかし習慣になれば「ちょっとした手間」をどんどん省くことが出来ます。その結果、どんな良い事があるのか？以下にそのメリットを挙げてみます。
- 仕事のクオリティが向上する
- 勤務時間の中に余裕が生まれれば、今やっている仕事を検証し、質を高める為にはどうすればいいか、考える余裕が出来ます。
例えばこれが余裕のない状態で、他人から「あの仕事、もっとこうした方が良くない？」とアドバイスされても、改善に着手する時間も取れずモヤモヤ…なんて事に。
あなた自身に余裕が出来れば、自分で考え、自分で改善点を見いだし、それを実行する時間も確保出来るようになるのです。
- リフレッシュタイムに当てることが出来る
- いつもの作業が５分早く終わったら、その5分をリフレッシュの時間にするのも良いでしょう。
- お茶を飲む
- ストレッチをする
- ちょっと外の空気を吸いに出る
など、区切りをつけずに根を詰めて働き続けるよりも、適度に気分転換した方が集中力も向上します。
普段仕事に追われてトイレに行く暇すらない！！とお嘆きの方も、これでトイレタイムを取ることが出来ますよ！
- 退勤後の時間を自分の為に使える
- 毎日仕事に追われて残業なんか当たり前、になっていませんか？
作業の時間が短縮出来れば残業時間を減らしたり、定時退社するのも夢ではありません。
退勤後の時間を活用して、- ジムに行く
- ランニング、ウォーキング
- スクールに通う
- 積読していた本を読む
- ライブに行く
- 外食する、飲みに行く
など、色々なことが出来るようになりますよ。
余暇が充実すれば心も豊かになり、また仕事に精が出せるというものです。
整理して効率化～すっきりさせれば見えてくる・捗る！！
仕事量が多ければ多いほど、環境はすっきりさせておく必要があります。漫然と仕事だけをしていると自分を取り巻く状況はどんどん乱雑になっていき、そこへ更に仕事が溜まっていくという恐ろしい悪循環を生み出します。目に見えるものも「事柄」も、進んで整理していきましょう。
タスクリストを作る
毎朝一番に、その日やるべき事を箇条書きにして紙に書き出します。これで一日の始めに全体の仕事量を把握する事が出来ます。そしてこの作業は大体何分ぐらいだな、とおおまかな時間配分をしておきます。
ただしこれは見通しを立て、仕事を楽にすることが目的ですので、この時間配分を自分への課題にしないこと。あくまでもおおまかなプランであり、それ以上の意味を持たせて自分に負荷をかけないようにしましょう。
やり終えた仕事はリストにチェックを入れていきます。チェックが増える程、「これだけ出来た！」「あとこれだけやれば終わり！」と実感出来て励みになります。
書き出す紙は普通のメモ用紙などで構いませんが、最近はタスクリスト用のメモ帳も販売されていますよ。
身の回りは整理整頓する
「あれ？あの書類って何処に置いたっけ？」「あれ？あのデータどこに入れてあったっけ？」と探すのが時間のムダ。必要な時にサッと見つけられるよう、常に整理整頓を心掛けましょう。
- 机の上
- キャビネット
- 引き出し
- 鞄の中
- パソコンの中
書類や備品からデータに至るまで、分かりやすく分類、ラベリングして片付けておく。ちょっと雑然としてきたな…と思ったら整理する時間を作る。
これをやるのとやらないのでは後々大きな差がつきます。整理整頓は仕事の基本、と言っても過言ではありません。
作業マニュアルを作る
頻繁にやるものではなく、イレギュラーなものや月に一回、数ヶ月に一回、などの仕事になると、あれ？どうやるんだっけ？とやり方を忘れることもしばしば。
あちこちから資料を引っ張り出したり、他人に訊かなくても済むように、手順や要点を分かりやすくまとめた作業マニュアルを作っておきましょう。
忘れてしまった時に焦らなくて済むだけでなく、万が一誰かにその仕事をお願いする時にも役に立ちます。勿論将来的に引き継ぎをする必要が出てきた時もスムーズに行うことができますね。
青写真を描く
初めて行う仕事や何かを新しく作る時などにやっておくと良いのが、あらかじめ完成形を紙に描き出しておく事。とは言っても細かく描く必要はなく、ざっくりで構いません。
構成だけでも最初に全部作っておくと、作りながら「この後はどうしようか…」と悩む必要が無くなり、作業に集中出来るのです。
目に見えない事柄であっても最終的にどのような結果にしたいのか、先にはっきりさせておいた方が何をするべきかが自分の中で明確になります。
もちろん慣れた業務であれば必要のない事ですが、手探りで始める仕事であれば最初に是非やっておきましょう。
上手に手を抜いて効率化～ポジティブに楽をしよう！！
「手を抜く」というと仕事をいい加減にやるようで何となく良いイメージが無いかもしれません。しかし上手に楽をするのは決して悪いことではありません。
毎回毎回面倒臭い手法を使わなくても、仕事のクオリティや精度が下がらなければ簡単にして良いんです。そんな「ポジティブな手抜き」をどんどん仕事に取り入れましょう。
ショートカットキーを活用する
パソコンを使い慣れていない人は入力以外の操作をマウスで行うことが多いと思いますが、マウスで出来ることはキーボードだけでも出来たりします。これを「ショートカットキー」と呼びます。PC慣れしている人はこのショートカットを多用します。
マウスをドラッグして、ポイントして、クリックして…というところを、２つあるいは３つのキーを押す事で同じ動作が出来るので、かかる時間は格段に短くなります。
もし全部覚えたら殆どマウスは必要無くなるんじゃないか、というほど沢山のショートカットがあるのですが、筆者がよく使うものを挙げると、
- Ctrl＋C…コピー
- Ctrl+V…ペースト
- Ctrl＋X…切り取り
- Ctrl＋W…一番手前のウィンドウを閉じる(Windows7)
- Alt+F4…アクティブなプログラムを終了
- Alt+Tab…開いているプログラムを切り替える
- Windowsキー＋D…デスクトップを表示
- Windowsキー＋左右の矢印…ウィンドウを右または左に寄せる
- Windowsキー＋上矢印…ウィンドウ最大化
- Windowsキー＋下矢印…ウィンドウを隠す
などがあります。沢山使えれば使える程勿論仕事は速くなりますが、頻繁に行う動作だけでも覚えておくと確実に時間が短縮できます。
よく使う語句は辞書登録する
頻繁に入力する単語や短文は辞書登録しておくと簡単に出すことが出来ます。「何卒よろしくお願い申し上げます」を「よろ」の二文字で出せるようにしておくとかなり楽になりますよね？
他にも、メールアドレスなどは辞書登録しておくと誤入力を防げるというメリットもあります。筆者はアルファベットを入力するのが苦手なので、HTMLのタグを「がぞう」「りんく」などの読みで登録したり、タイプミスしやすい地名などを打ちやすく短縮して登録したりしています。
文章のテンプレートを作っておく
納品書や請求書を送る時に添付する送付状などは、その都度異なるのは宛名や日付ぐらいで文章などはほとんど同じ内容だと思います。そういったものはテンプレートを用意しておくと、必要な部分を書き換えるだけですぐに作成することができます。
ただし書き換えるべきところを忘れたまま送ってしまわないように注意が必要。うっかり前に使った時のお客様の名前が残っていて、そのまま別の所へ送ってしまった！なんて事になると取り返しがつきません。
「単純な重大ミス」を防ぐ為に、文書を印刷したら送付する前に必ず一通り目を通すようにしましょう。
コミュニケーションはシンプルに
社内における連絡や報告は、要点をまとめて簡潔に伝えるようにしましょう。色々な情報を付加して回りくどく説明するよりも、必要な事だけを的確に伝えた方が自分にとっても相手にとっても時間の節約になります。
心理的にちょっと一言物申してやりたい、と思う時もあるかもしれません。そんな時は口にする前に、言ってしまった後の事を想像してみて下さい。もしもそれが議論や口論に発展した場合、それによって更に貴重な時間をロスする事になります。
今後の仕事や相手の為を思った注意・忠告であれば伝えるべきですが、そうではなく単にあなたの感情の問題であるなら言わない方がいいでしょう。伝える必要の有無を見極めることも仕事上では大切なことです。
時には人の手を借りる
基本的に自分の仕事は責任を持って自らがやり遂げるべきですが、どうしても一人では無理！という時は周りの助けを借りることも必要です。一人でやろうとして結果的に納期に間に合わなかった、なんて事になればお客様にも会社にも迷惑をかける事に。
日頃から良好な人間関係を築き、困った時にお願いしやすい環境を作っておくのも大切なことです。気をつけなければいけないのが、頼みやすい特定の人に依存してしまう事。それであなたは楽になるかも知れませんが、その人に負荷をかけてしまう事になります。
基本はまず自分が出来る限りの事をする。でもどうにもならない時は躊躇わずに誰かを頼るようにしましょう。
まだまだあります、仕事を効率化するコツ
- 整理する
- 上手に手を抜く
この２つ以外にも仕事の効率をアップさせる方法がありますので見てみましょう。
- 小分けにしてタイムトライアル
- 仕事はなるべく細かく区切りをつけて行います。そしていざ手をつける時に、「今からやる作業を○分で終わらせよう」という風に目標時間を設定しましょう。
決めた時間内に終えることが出来るよう全力で頑張ります。長時間集中し続けるのはなかなか難しいことですが、このようにして「短時間の集中」を繰り返すことで能率がアップします。ひたすら同じ事を延々と長時間繰り返す単純作業…など、小分けにするのが難しい場合にオススメなのが「ポモドーロテクニック」という仕事術。
「25分作業して５分休む」という風に、同じ時間で作業→休憩を繰り返します。
こうする事によって集中力を途切れさせることなく仕事を続けられますよ。
- 時間最優先で妥協する
- ベストを尽くすのは勿論大切な事ですが、妥協出来る部分は妥協する、というのも仕事においては重要です。
最も優先するべきことは時間です。細部までこだわり過ぎて締め切りや納期に間に合わなくては意味がありません。
自分の時間についても同じように大切なものと考えて下さい。
「残業しよう」「明日に持ち越そう」と考えるよりも、見切りをつけて差し支えない部分はスパッと諦めてしまいましょう。
- 確認はちゃんとしよう
- しっかり確認すると逆に時間がかかってしまうのでは？と思うかも知れませんが、よく考えてみて下さい。
確認を怠ってミスが発覚し、後で修正やフォローの必要が出て来た場合、更に多くの時間を無駄に割くことになってしまいます。
それに比べれば、間違いなく確認にかかる時間の方が短くて済む筈です。
ミスをしてしまえば後悔や自己嫌悪にも苛まれ、遥かにダメージは大きくなります。
余計な心労を抱えない為にも、確認はぬかりなく。
- やめてもよいものはやめていく
- ルーティンワークになっているけど、本当は必要ないんじゃない？という仕事、ありませんか？そんな事は思い切ってやめてしまいましょう。
習慣化してしまっている事は、深く考えず漫然と続けてしまいがちですが、やめればその分時間に余裕が生まれます。
まずは毎日やっている仕事を、一度ひとつずつ疑ってみてはいかがでしょうか。
仕事のやり方を見直せば、心に余裕が生まれてくる
幾ら社会が労働環境改善、働き方改革を推奨していても、現実問題として仕事の量が減る訳ではありません。そんな中、一体どうすれば心に余裕を持って働けるようになるのでしょう。
勿論企業が雇用に対する正しい認識を持つ事も大切ですが、働く側にも出来ることがあります。他力本願で居てはなかなか状況は良くなりません。
もし今あなたが日々の仕事に追われて、余裕が無いな、辛いなぁと感じていたら、会社の為ではなくあなた自身の為に、一度仕事のやり方を見直してみて下さい。
「こうしたらもっとサクっと出来るのでは？」と思うことがあったら、躊躇わずにやってみましょう。その挑戦があなたを楽にしてくれるかもしれません。
今回ご紹介した方法の中でこれなら出来るかも、というものがあればぜひ試してみて下さいね。
